W jaki sposób zewnętrzne biuro rachunkowe przyczynia się do poprawy zysków swoich klientów?

Czy zewnętrzne biuro rachunkowe może być sposobem na oszczędności w firmie?

Czy można nie płacić podatków? Co można wliczyć w koszty? Skąd dostać pieniądze i nie zwracać? I jak przy tym wszystkim nie zwariować?

Firmy, szczególnie w sektorach małych i średnich przedsiębiorstw, szukają różnych sposobów na przyrost wartości przedsiębiorstwa lub wzrost rentowności. Jednym z nich jest rezygnacja z etatu księgowego na rzecz powierzenia spraw księgowo-finansowych firmie zewnętrznej.

Z czym to się wiąże?

Outsourcing usług księgowych to rozwiązanie nie tylko ograniczające koszty, ale również generujące zyski. Warto przede wszystkim zwrócić uwagę na fakt, że w świetle zmieniających się przepisów doświadczenie profesjonalnego biura rachunkowego ma znaczenie dla każdego przedsiębiorcy. Koszty związane z nieprawidłowym wywiązaniem się z określonych zobowiązań wobec takich instytucji jak ZUS czy Urząd Skarbowy mogą bowiem być ogromne. Zarzut nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych skutkuje najczęściej karą grzywny lub pozbawienia wolności do 2 lat, a nawet obu tymi karami łącznie. Podobnie wygląda to w przypadku niesporządzenia sprawozdania finansowego lub sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, bądź uwzględnienia w nim nierzetelnych danych.

Dlaczego warto zastanowić się nad właściwym wyborem zewnętrznego biura rachunkowego?

O ile w początkowej fazie działalności prowadzenie księgowości we własnym zakresie wydaje się być możliwe, o tyle wraz z rozwojem firmy staje się nieefektywne, a dodatkowo może być ryzykowne. Jak podaje „Rzeczpospolita”, obliczono, iż drobny przedsiębiorca, aby być na bieżąco ze zmieniającymi się regulacjami prawnymi, powinien poświęcić dziennie 3 godziny i 53 minuty. Zatrudnienie z kolei księgowego na odrębnym etacie w małym przedsiębiorstwie generuje znaczne koszty wynagrodzenia wraz z należnościami dla ZUS, czy Urzędu Skarbowego. Dlatego lepszym rozwiązaniem staje się powierzenie tego typu zadań fachowcom z zewnętrznego biura rachunkowego. Jak ich znaleźć? Można odwołać się do doświadczeń znajomych lub wyszukać interesującego nas usługodawcę zwracając uwagę na opinie oraz sprawdzając jego doświadczenie i znajomość Państwa branży. Dodatkowo warto zwrócić uwagę na różnorodność kompetencji zespołu księgowo-kadrowego, aby wybrane biuro było w stanie pomóc w każdej sytuacji. Dzięki temu już na wstępie możliwe jest dokonanie selekcji i wybranie obsługi księgowej, która dostarczy wysokiej klasy usługi, zapewniając zarazem Państwa bezpieczeństwo podatkowe, jak i stabilny wzrost rentowności, optymalizując podatki zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W przypadku firmy zewnętrznej opłaty za usługi księgowe ustalane są w zależności od zakresu działań, jakie mają być świadczone na rzecz danej firmy. Dodatkowym atutem takiego rozwiązania staje się fakt, że profesjonalne biura rachunkowe bazują na aktualnych przepisach, często specjalizują się w wybranej branży i gromadzą kilku ekspertów w jednym miejscu, a ponadto pełnią również rolę doradczą, podpowiadając optymalne rozwiązania, które mogą przynieść przedsiębiorcy wymierne korzyści w postaci oszczędności lub wzrostu wpływów z prowadzonej działalności.

Inną, istotną zaletą wynikającą z podjęcia współpracy z biurem rachunkowym jest również kwestia zabezpieczenia finansowego. Podpisując umowę o współpracy z taką firmą, możemy mieć pewność, że w przypadku wystąpienia konsekwencji finansowych z tytułu błędów popełnionych przez biuro, dostaniemy zwrot tych kosztów z polisy OC. Jak bowiem wynika z przepisów Ustawy z dnia 29 września 1994 roku _ O rachunkowości _, biuro rachunkowe zobowiązane jest do wykupu ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej pod karą grzywny lub ograniczenia wolności (Art. 76h). Standardowa, obowiązkowa polisa OC zabezpiecza tylko i wyłącznie koszty z tytułu ewentualnych błędów związanych z usługowym prowadzeniem ksiąg do kwoty 10 000 Euro. Warto, zatem zwrócić uwagę, aby wybrane biuro posiadało rozszerzoną polisę ubezpieczeniową o: kadry, doradztwo podatkowe, jak i wyższą kwotę niż standardowe 10 000 Euro. Bardzo istotna jest również wielkość zespołu biura rachunkowego. Przede wszystkim należy wystrzegać się firm jednoosobowych , gdyż życie nie zawsze jest dla nas łaskawe. Trzeba zadać sobie pytanie, jakie mogłyby wyniknąć dalsze problemy, np. z odzyskaniem dokumentów, gdyby takiej osobie coś się stało i stracilibyśmy z nią nagle kontakt. Przy kilkuosobowych biurach taki problem nie istnieje i przy okazji nie powstaną niedogodności z powodu urlopu lub absencji księgowej w wyniku choroby, gdyż jej obowiązki w ramach zastępstwa przejmuje inny członek zespołu.

Obsługa księgowa w Polsce

Okazuje się, że outsourcing usług księgowych jest bardzo popularnym rozwiązaniem wśród polskich przedsiębiorstw. Z usług biur rachunkowych korzysta bowiem aż 72% przedsiębiorców, podczas gdy księgowego na etacie zatrudnia zaledwie 8% przedsiębiorstw. Zauważalny jest również stosunkowo wysoki odsetek firm, które we własnym zakresie, prowadzą sprawy księgowo-finansowe przy wykorzystaniu dostępnego oprogramowania (16%). Przedsiębiorcy rzadko natomiast wykorzystują do prowadzenia księgowości arkusz kalkulacyjny (2%) lub księgowość online (2%).

 

O tym, jak popularna jest obsługa przedsiębiorców przez zewnętrzne biura rachunkowe, może świadczyć ciągła tendencja wzrostowa liczby firm świadczących usługi księgowe.

Podjęcie współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym przynosi nie tylko realne korzyści w postaci oszczędności oraz wyższych zysków, ale jest również rozwiązaniem wygodnym i bezpiecznym. Przedsiębiorca nie musi bowiem śledzić na bieżąco zmian w przepisach, ani ponosić konsekwencji ewentualnych błędów zatrudnionego księgowego, za to może skupić się na właściwym zagadnieniu, jakim jest rozwój jego firmy, sprawy księgowe pozostawiając profesjonalistom.

Podsumowując, zewnętrzne biuro rachunkowe będzie przyczyniać się do generowania zysków swoich klientów poprzez fachowe i umiejętne wskazówki dotyczące form optymalizacji podatków. Dzięki profesjonalnym poradom specjalistów z zewnętrznego biura rachunkowego przedsiębiorcy dowiedzą się, jakie podatki należy płacić, a które można zmniejszyć. Jak wynika z powyższego, wybór właściwego biura rachunkowego może mocno przyczynić się do realnego wzrostu zysków Państwa przedsiębiorstwa.