Onboarding, jak to zrobić dobrze? O czym należy pamiętać? Jakie są etapy, rodzaje i formy onboardingu?

Jak zatrudnić i zatrzymać właściwego pracownika w firmie?

Jak skutecznie przeszkolić pracownika i przekazać mu niezbędną wiedzę, minimalizując koszty i dbając o sprawną organizację pracy?

Co zrobić, aby został w Twojej firmie po zakończeniu okresu próbnego?

Na te pytania z pomocą przychodzi onboarding.

Co to jest onboarding?

Jak wdrożyć onboarding w firmie i jak zrobić to dobrze?

O czym należy pamiętać? Jakie są etapy, rodzaje i formy onboardingu?

Czy onboarding to dobre rozwiązanie tylko dla dużych firm z wysokim poziomem rotacji pracowników, czy może także dla MŚP?

 

Słowo "onboarding" pochodzi z języka angielskiego i w wolnym tłumaczeniu oznacza "wszyscy na pokład".

Pojęciem "onboardingu" w lotnictwie nazywa się procedury, które są niezbędne do przyjęcia podróżnego na pokład. Pojęcie to przyjęło się również w obszarze rekrutacji. Zauważyć można pewną analogię. Jeśli pracę w firmie uznamy za podróż czy podniebną przygodę, niezbędne jest odpowiednie przyjęcie na pokład, czyli właśnie "onboarding".

 

Onboarding pracownika – ważne aspekty

Onboarding pracownika może obejmować wiele różnych aspektów. Proces efektywnego onboardingu powinien składać się z czterech elementów:

 4C

  1. Compliance (procedury),
  2. Clarification (cele i obowiązki),
  3. Culture (kultura),
  4. Connection (relacje).

Pierwszy dzień w nowej pracy dla każdego z nas to bardzo stresujące, wyjątkowe przeżycie. Bardzo wiele zależy od procesów wdrożeniowych dla zrekrutowanych pracowników, jakie stosuje u siebie nowy pracodawca. Liczy się dobra atmosfera i miłe przyjęcie przez współpracowników. Na nowej drodze zawodowej czeka na nas poznanie nowych zasad i procedur oraz specyfiki danej firmy i branży.

 

Compliance (Procedury)

To etap administracyjny. Pracownik dostarcza odpowiednią dokumentację do pracodawcy (np. świadectwa pracy, dyplomy), wypełnia dokumenty, podpisuje formularze, a pracodawca umożliwia mu rozpoczęcie pracy. Na tym etapie warto odpowiednio przygotować miejsce pracy (stanowisko, biurko, komputer) oraz założyć indywidualną skrzynkę e-mail i przekazać wizytówki. Jeśli przygotujemy to z odpowiednim wyprzedzeniem, wzrośnie poczucie wartości nowego pracownika. To obudzi w nim świadomość, że naprawdę ktoś tu na niego czekał.

Clarification (Zadania i cele)

To prezentacja zadań i oczekiwań wobec pracownika. Na tym etapie chodzi o to, by zarówno pracownik, pracodawca, jak i zespół, do którego dołączyła osoba zatrudniona, rozumieli cele nowego pracownika w ten sam sposób.

Culture (Kultura)

To kultura organizacji, wskazująca, jak pracować w firmie, aby osiągnąć wyznaczone cele.

Connection (Relacje)

To element adaptacji pracownika, wiążący się z integracją z zespołem i poczuciem misji firmy. Te elementy sprawiają, że nowo zatrudniony pracownik identyfikuje się z firmą i czuje się w środowisku tak dobrze, że chętnie do niego wraca.

 

Czego nie może zabraknąć w onboardingu?

Nowego pracownika należy w ramach onboardingu zapoznać z panującą w firmie strukturą i kulturą pracy. Zapewnić mu komfortowe warunki pracy, dobrą organizację stanowiska i niezbędne materiały, które pomogą mu lepiej poznać zadania i cele wyznaczone przez organizację. Warto na tym etapie przedstawić zarys strategii organizacji, jej misję i wizję. Do przekazania są firmowe procedury, szczegółowy zakres obowiązków, możliwości rozwoju i awansu oraz instrukcje, dotyczące obsługi sprzętu firmowego.

 

Co jest ważne w onboardingu?

W procesie onboardingu ważne jest oswajanie nowo przyjętej do firmy osoby z otoczeniem, a także umożliwienie jej nawiązywania kontaktów z innymi pracownikami w przyjaznej atmosferze i zintegrowanie się z zespołem. Dzięki temu, jeśli weźmiemy pod uwagę jego uczucia i potrzeby, nowy, zadowolony pracownik efektywnie wykonuje swoje obowiązki już od samego początku.

Kto odpowiada za onboarding w firmie?

Najczęściej, szczególnie w dużych organizacjach, za onboarding odpowiada dział HR. To specjalista HR prezentuje strukturę, wartości i kwestie socjalne w firmie. W mniejszych strukturach onboarding przeprowadza przełożony lub specjalista z danego zespołu projektowego, który przekazuje wiedzę o narzędziach i zadaniach nowego pracownika.

 

Etapy onboardingu (wdrożenia)

 

W praktyce, w wielu firmach wdrożenie przebiega wybiórczo i ogranicza się do wybranych elementów, na przykład przygotowania dokumentów kadrowych lub oprowadzenia po biurze w pierwszym dniu pracy. Tymczasem to złożony proces, który warto potraktować kompleksowo. Dopiero wtedy może przynieść wymierne korzyści.

 

  1. Pre-onboarding

 

Pre-onboarding to ogół działań służących wdrożeniu nowego pracownika, podejmowanych przed pierwszym dniem pracy. Od pre-onboardingu w dużej mierze zależeć będzie pozytywny odbiór firmy przez nowego członka zespołu. „Zaraz znajdziemy dla Pani jakieś krzesło” czy „kiedy informatyk wróci z urlopu założymy Panu skrzynkę e-mail” nie wpłyną pozytywnie na wizerunek pracodawcy. O czym należy pamiętać, aby uniknąć wpadek?

Skierowanie na badania lekarskie, organizacja szkolenia bhp, zgłoszenie pracownika do ZUS, czy przygotowanie odpowiednich kwestionariuszy to zadanie dla działu kadr. Ważne, by działał efektywnie. Dokumentacja wdrożeniowa to jednak nie tylko dokumenty kadrowe, ale i wewnętrzne regulaminy, instrukcje, opisy procedur, czy zalecenia.

 

Rozmowa z przełożonym

To czas na szczegółowe omówienie stanowiska, celów i projektów, podczas którego nakreślimy nasze oczekiwania, a także zaznajomimy nowego pracownika z misją i wartościami firmy.

 

Przygotowanie stanowiska pracy

To nie tylko podstawowe elementy, jak biurko, krzesło i komputer (lub inne – niezbędne w zależności od stanowiska), ale również telefon, artykuły biurowe, identyfikatory, czy udostępnienie półek i szuflad, z których pracownik będzie mógł korzystać.

Konta i dostępy

Z wyprzedzeniem należy przygotować m.in.: służbowy adres e-mail wraz ze stopką, instalację kluczowych programów i założenie w nich odpowiednich kont dla nowego użytkownika, konta do firmowych komunikatorów, karty dostępu, kody do alarmu, a także hasło do wi-fi.

Niezbędne informacje

Dress code, godzina przyjazdu do pracy, miejsce parkingowe, drzwi wejściowe, osoba, do której należy się zgłosić, etc. Zadbajmy, aby nowy pracownik był przygotowany i uniknął zbędnego stresu.

 

  1. Dzień pierwszy

Pierwszy dzień w nowej pracy to jedna z bardziej stresujących chwil w życiu dorosłego człowieka. Dzięki przemyślanej strategii onboardingu sprawimy, że upłynie spokojnie i bez chaosu.

Zapoznanie z pracownikami

Przedstawmy nowego pracownika reszcie zespołu. Wytłumaczmy, czym nowa osoba będzie się zajmować oraz opowiedzmy pokrótce o zadaniach/funkcjach poszczególnych osób/działów. Dobrą praktyką jest przygotowanie listy wszystkich pracowników wraz z nazwą stanowiska i służbowym adresem e-mail.

Spacer po firmie

Oprowadźmy pracownika po najważniejszych pomieszczeniach. Zadbajmy o jego komfort i poczucie bezpieczeństwa – pokażmy, gdzie może przechować i zjeść posiłek, odpocząć w czasie przerwy, czy znaleźć niezbędne materiały i narzędzia.

Zapoznanie z kulturą organizacyjną

W jaki sposób komunikować się z klientami? Co mówimy, kiedy odbieramy telefon? Czy jesteśmy ze sobą na Ty? Czy wypada zapukać do drzwi prezesa? Pytań i okazji do pomyłek jest mnóstwo, dlatego rozwiejmy jak najwięcej wątpliwości.

Wyznaczenie opiekuna(mentora)

Pozostawienie nowej osoby samej sobie nie jest miłe i nie przyspieszy wdrożenia. Warto wskazać nowemu pracownikowi, do kogo może udać się po pomoc w razie pytań i wątpliwości. Zadbajmy, aby wskazany mentor nie dowiedział się o swojej roli jako ostatni!

Przydzielenie pierwszych zadań

Właśnie na to czeka nowy pracownik. Im szybciej będzie mógł sprawdzić się w nowej roli, tym lepiej! Upewnijmy się, że wyposażyliśmy już go we wszystkie niezbędne materiały i narzędzia (lista kluczowych klientów, skrypty, regulaminy, dostępy).

3. Pierwszy tydzień

To czas, kiedy nowy pracownik zaczyna nabierać wiatru w żagle. Upewnijmy się, że nic go nie stopuje.

Porządek w dokumentach

Pierwszy tydzień to świetny czas, by upewnić się, że w dokumentach naszego pracownika nie ma żadnych braków, a jeśli są – niezwłocznie je uzupełnić.

Przypisanie do pierwszego projektu

Czas na poważne zadania i długoterminowe cele. Już w pierwszym tygodniu samodzielność pracownika na stanowisku może dynamicznie rosnąć, nawet jeśli niektóre czynności będzie wykonywał z pomocą innych.

 

Oczekiwania i plan pracy

Nakreślmy oczekiwania wobec pracownika w pierwszym miesiącu jego pracy. Pracownik zna już ogólny zarys, ale to dobry moment na szczegóły i wyznaczenie takich zadań, z których będziemy mogli go rozliczyć.

 

Rozwianie wątpliwości

Nowo zatrudnionej osobie warto dać przestrzeń do podzielenia się pytaniami i wątpliwościami, których na początku na pewno nie brakuje. Można też zapytać o pomysły i spostrzeżenia dotyczące firmy – nie ma nic cenniejszego niż świeże spojrzenie na procesy.

 

4.Onboarding pierwszego miesiąca

Feedback

Nie pozostawiajmy pracownika samemu sobie i udzielajmy regularnego feedbacku. Konstruktywna krytyka i podkreślenie mocnych stron to cenne wskazówki w pierwszym miesiącu pracy.

Wskazanie kierunku rozwoju

Większość pracowników bardzo docenia możliwość rozwoju w firmie. Przedstawmy pracownikowi cele długoterminowe i możliwą ścieżkę kariery. To też dobry czas na zaproponowanie ciekawych branżowych lektur, czy udziału w szkoleniach.

Ewaluacja onboardingu

Przeanalizujmy każdy z powyższych kroków. Sprawdźmy, co się sprawdziło, a co nie przyniosło efektu. Czy pamiętaliśmy o wszystkim? Może okazać się, że nikt nie wytłumaczył pracownikowi zasad przyznawania premii, czy nie przedstawił mu limitów urlopowych, a pakiet powitalny z firmowymi gadżetami wciąż leży zakurzony w szufladzie. Dzięki ewaluacji, strategię onboardingową można na szczęście udoskonalać.

 

Statystyki

  1. 17% kandydatów uważa, że pierwszy dzień pracy nie przygotował ich do nowych zadań
  2. 24% kandydatów deklaruje, że pierwszego dnia pracy mogło liczyć tylko na siebie
  3. 33% menedżerów wyższego szczebla ocenia swój onboarding jako słaby
  4. 50% pracowników odchodzi z firmy w trakcie pierwszych 4 miesięcy pracy
  5. 50% lepsza produktywność pracowników w organizacjach z mądrze przeprowadzonym onboardingiem
  6. 54% pracodawców z dobrym onboardingiem cieszy się wyższym zaangażowaniem pracowników
  7. 60% pracowników łączy swoje wyniki z pierwszego roku pracy z onboardingiem
  8. 69% pracowników chce zostać w firmie na minimum 3 lata, jeśli doświadczyli dobrego i kompletnego programu onboardingowego
  9. 76% polskich firm deklaruje, że w jakimś stopniu wykorzystuje onboarding
  10. 213% pensji pracownika kosztuje zrekrutowanie jego następcy
 

Firmy z onboardingiem

Firmy bez onboardingu

% Pracowników pozostających w firmie

91

30

% Pracowników zatrudnionych w ciągu ostatnich 12 miesięcy, którzy zrealizowali swoje pierwsze cele w założonym czasie

62

30

Roczny % wzrostu poziomu zadowolenia menedżera ds. rekrutacji

33

3